Saiba como melhorar o desempenho da sua empresa usando algumas ferramentas para gerenciamento de projetos
Questões internas, negociações, venda e entrega de produtos e implantação de estratégias. Aspectos fundamentais dentro de uma empresa e que precisam da ajuda de programas e sistemas para facilitar a organização de todos esses setores.
A gestão correta dos projetos traz benefícios para toda a organização e pode ser utilizada em resoluções de problemas, pois é comum se deparar em reuniões diárias com empresários que nos questionam como fazemos algumas coisas se tornarem simples ou nos pedindo orientações de como melhorar.
Para uma boa administração de projetos é necessário inicialmente escolher um gerente capacitado para a função. Será dele a responsabilidade pelo projeto e pela equipe.
É indispensável preparar um cronograma detalhado, sempre monitorar os custos para verificar se confere com o orçamento, definir prazos, fazer reuniões frequentemente para estar atualizando o progresso e automatizar as tarefas, pois as ferramentas são essenciais para ajudar na execução.
Softwares usados para o gerenciar projetos
O gerenciamento de projetos aparenta ser algo complexo. Acúmulo de papéis e a desorganização tornavam difícil o progresso. Com as novas tecnologias que vêm sendo criadas esse processo tem se tornado mais acessível.
- Asana – Plataforma voltada para a organização e administração do trabalho. Nele é possível criar tarefas, anexar arquivos, estabelecer prazos e atribuir o projeto para outra pessoa.
- Trello – Pode ser utilizado tanto para uso pessoal como para trabalho. Nessa plataforma as tarefas são representadas por cartões que são divididos em diferentes quadros, que por sua fez representam o projeto. Esse software é ótimo para ter uma visão geral do planejamento.
- Controlle – Direcionado para o controle das finanças da empresa. Ele permite organizar o fluxo de caixa trazendo informações detalhadas com relatórios e gráficos de fácil acesso.
- Basecamp – Tem como principal objetivo a agilidade, colocando todas as ferramentas necessárias para administração de projetos em um único sistema.
- Runrun.it – A plataforma permite o gerenciamento de maneira simples, com enfoque em menos trabalho e mais lucratividade.
- Iclips – Integra todas as plataformas necessárias do início ao fim do projeto aumentando a produtividade.
Esses programas possibilitam a organização de tarefas coletivas e realização das atividades com mais agilidade. São aplicativos que unem todas as características para o gerenciamento de projetos incluindo sistema de mensagens e compartilhamento de arquivos.
Todos esses sistemas funcionam com algumas entradas grátis, planos de experiência e/ou mensalidades acessíveis por usuário. Vale a pena conferir e eu espero que possam te ajudar.
Outros métodos
Além de todos as plataformas de gerenciamento existentes no mercado, há outros métodos que também podem ser eficazes para auxiliar no gerenciamento de projetos, há outros meios para solucionar a logística das empresas.
O método SMART e o Kanban são sistemas de organização que podem ser aplicados sem nenhum custo. Eles consistem em ferramentas não tecnológicas que são igualmente eficientes.
Método SMART
O método SMART consiste em uma ferramenta para auxiliar no gerenciamento de projetos desde o início do plano até a execução dele.
A palavra SMART é a junção de siglas em inglês, que pode ser traduzida como S (Específico), M (Mensurável), A (Atingível), R (Relevante) e T (Temporal), características fundamentais nas metas estabelecidas através desse método.
Ele é muito utilizado já que seu enfoque é a busca por mais resultados, desejo de qualquer empresa.
Kanban
Kanban foi o método criado no Japão que possui três fases: to do (a fazer), doing (fazendo) e done (feito).
Com ele é possível acompanhar as tarefas em tempo real, amplificar a visualização de dados e assim oferecer ao cliente um produto melhor e em menos tempo.
Mais utilizado em fábricas, esse sistema possui duas subdivisões, Kanban de produção e de movimentação, direcionado no controle de estoque e produção, ou seja acelera a produção e a entrega das peças.
O kanban tambem é a base de muitos programas de gerenciamento de projetos, como por exemplo o Trello citado mais acima.
O gerenciamento de projetos consiste na aplicação de conhecimentos e técnicas capazes de tornar a execução dos projetos eficazes. É uma estratégia essencial para as organizações, que geram melhores resultados para se destacar no mercado.
É importante lembrar que no gerenciamento de projetos, cada membro da equipe deve ser escolhido para a função em que se sobressai para que a tarefa seja desempenhada com êxito e os resultados sempre fiquem dentro do prazo e dos orçamentos previstos.
Atualizado em 5 de agosto de 2020
